LES ENJEUX DE LA CONSOLIDATION DES DONNÉES FINANCIÈRE DANS UN CONTEXTE D'ACQUISITIONS
SOMMAIRE
La croissance par acquisition induit des défis considérables pour les groupes de Finance, notamment au niveau de la production d'information consolidée de l'ensemble des entités légales.
Nous explorons les options qui s'offrent aux groupes de Finance afin de résoudre cet enjeu important.
Temps de lecture: 4 minutes
Les défis de consolider l'information financière
La croissance de plusieurs entreprises passe souvent par une séries d'acquisitions. Ces acquisitions vont induire un stress important sur toute l’organisation, notamment au niveau de l’alignement des processus opérationnels et des systèmes informatiques. Ceci est d'autant plus vrai pour les données financières de l'organisation.
- Au niveau opérationnel : Comment aligner les cultures et processus de fin de mois, fin d’années, budgétaires et prévisionnels ?
- Au niveau organisationnel : Comment réorganiser la fonction Finance au sein de la nouvelle entité consolidée ?
- Au niveau technologique : Comment faire l’intégration des données, notamment les historiques, ainsi que les ponts entre les systèmes opérationnels et modules comptables ?
Bien que les deux premiers défis soient importants, ce sont également ceux qui sont le plus souvent les mieux planifiés avant l’acquisition et pour lesquels la dépendance envers les TI est moindre.
Nous allons donc nous concentrer sur le troisième volet, celui de la technologie, et en explorer les possibilités qui s’offrent au groupe de Finance après la transaction.
1- L'option force brute
La première option est de faire une migration des données historiques et de tout intégrer dans un seul ERP / système comptable.
Cette option semble à priori la plus sensée car elle promet, en apparence, de régler une bonne partie des problèmes techniques potentiels de la consolidation de l'information vu qu'elle est effectuée directement à la source.
Elle reste cependant très coûteuse et risquée car elle implique des changements organisationnels non négligeables (support TI, changement de processus dans la société acquise), nécessite des investissements massifs et présente des risques importants à court terme lors de sa mise en production pour la continuité de certaines opérations clés de l’organisation.
2- Consolidation en aval dans Microsoft Excel
La deuxième est de laisser les ERP / systèmes comptables en place et de faire le reporting consolidé manuellement dans Microsoft Excel.
Cette option est la plus simple côté technologique mais elle requiert en contrepartie d’augmenter plus que nécessaire le nombre de ressources des groupes de Finance (donc une augmentation des coûts de main d’oeuvre) afin de pallier au manque d’automatisation (notamment avec les nombreuses opérations manuelles qui seront requises pour transformer les données ainsi que la validation additionnelle que cela demandera).
C’est une option très chronophage, nécessitant beaucoup d'opérations manuelles et qui est prône à l'erreur humaine. Elle est également risquée pour la continuité des opérations du groupe de Finance car elle induit à long terme un épuisement des ressources menant à des enjeux au niveau de la rétention d’expertise critique pour le bon fonctionnement de ce processus humain.
3- Consolidation en amont dans un FP&A
La troisième est de ne pas toucher aux ERP / systèmes comptables, et de faire la consolidation de toutes les données financières (incluant les historiques) de manière automatisée dans une solution spécialisée de reporting financier.
Cette option est encore peu connue, mais présente l’avantage d’offrir le meilleur des deux options précédentes. Elle est en effet moins coûteuse et beaucoup plus flexible que la première tout en réglant les problèmes importants liés au manque d’automatisation de la deuxième. Elle peut également s’avérer être une étape transitoire peu risquée en repoussant à plus tard un investissement important comme celui de l’intégration dans un seul ERP/module comptable.
C'est l'approche que nous recommandons, car elle permet de bénéficier des avantages de la consolidation de l'information avant son exploitation, tout en réduisant les risques et les coûts associés à . Au-delà des deux approches traditionnelles énoncées ci-haut, il existe désormais une troisième approche permettant à la fois de réduire les risques immédiats de continuité des opérations tout en bénéficiant de données consolidées fiables et automatisées.
Conclusion
Pour les organisations en phase d’acquisition, il est important de bien évaluer les options qui sont disponibles pour le groupe de Finance afin de s’assurer de la continuité des opérations de fin d’années, fin de mois, budgétaires et prévisionnels dans un contexte post-acquisition. Nous avons montré que les défis de consolider l'information sont importants, mais qu'il y a désormais une nouvelle option qui permet aux groupes de Finance d'intégrer les données financières provenant d'une acquisition.
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Consolidation financière et acquisitions