LES ENJEUX D'ASSURER LA PÉRENNITÉ DES PROCESSUS FINANCIERS DANS UN CONTEXTE DE PÉNURIE DE MAIN D'OEUVRE
La pénurie de main d'oeuvre impacte les opérations des départements de Finance. Dans ce contexte particulier, l'adoption de technologie spécialisée telle que Swift Finance permet de mitiger certains risques associés à la pérennité des opérations.
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Les impacts
En effet, c’est dans ce contexte de pénurie de main d’œuvre spécialisée que les dirigeants sont davantage exposés aux failles de leurs systèmes et processus ainsi qu’aux limites humaines de leurs équipes. Lorsqu’il manque un employé dans une équipe, son travail est distribué à ses collègues qui sont souvent déjà débordés et parfois découragés. Certains se voient confier des processus qu’ils ne connaissent pas sur des outils qu’ils ne maitrisent pas. Il s’agit souvent de chiffriers Excel contenant de multiples liens vers de nombreux fichiers ou cellules avec des calculs complexes compris seulement de celui qui les a créés. Cette charge supplémentaire peut devenir un véritable fardeau et une source de démotivation pour celui qui en hérite. En outre, nous savons combien attirer et retenir des employés peut devenir un véritable parcours du combattant. Il est donc primordial de minimiser ces risques en mettant les efforts nécessaires pour rendre vos employés, et vous-même, plus sereins en vous dotant de nouvelles technologies et de nouveaux processus qui viennent apporter un équilibre et une stabilité.
Si au moins l’une des trois affirmations suivantes vous est familière, c’est un indice que vous êtes à risque et que vous devriez envisager d’apporter des modifications :
Au niveau technologique, des processus qui dépendent d’applications maisons, souvent implantées en Microsoft Excel peu documentées et qui reposent sur de l’expertise rare pour les opérer.
Au niveau opérationnel, des processus beaucoup plus complexes que nécessaire qui reposent sur de nombreuses opérations manuelles et requérant un savoir-faire détenu seulement par quelques personnes.
Au niveau analytique, des lacunes individuelles au niveau de la capacité d’exploiter efficacement des données financières, ainsi que le manque de formation pour utiliser toutes les possibilités offertes par la technologie concentrent cette compétence entre les mains de quelques personnes.
Ces applications, ainsi que les processus qui en dépendent, reposent en grande partie sur la présence de quelques personnes-clés. Des processus trop lourds, ainsi que des applications désuètes et trop complexes demanderont un effort et un stress plus importants et pourraient amener certaines personnes à quitter l’organisation. Leur départ éventuel entraînera des impacts importants sur la capacité de la fonction Finance à opérer ses processus.
La technologie comme moyen de mitiger le risque
Il est possible de mitiger ces risques avec l’introduction de technologies spécialisées qui apporteront avec elles une simplification de l’opération des processus. L'objectif est de se doter d'un outil qui permettra d’augmenter l’efficacité de la fonction Finance et de réduire le nombre de personnes requises à son opération.
Automatiser les tâches récurrentes permet de se concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée et de réduire la dépendance humaine nécessaire pour opérer les processus. Par exemple en éliminant les chargements et transformations manuels de données dans Microsoft Excel.
L'utilisation d'outils adaptés à la Finance permet d'optimiser le fonctionnement des processus en réduisant le temps requis pour leurs exécutions. Par exemple en remplaçant l'envoie par courriel de gabarit de saisie de budget par un moyen collaboratif plus efficace.
Introduire une gouvernance et documentation intégrée permet de faciliter l'introduction de nouvelles ressources en retirant la connaissance exclusive la tête des personnes clés. Par exemple, en ayant accès à une documentation automatisée à même l'outil spécialisé sans devoir dépendre de documents Microsoft Word qui ne sont plus mis à jour.
Standardiser et simplifier les processus apportera une certaine résilience face au mouvement de personnel tout en diminuant les risques associés à la pérennité des opérations. Par exemple, en éliminant la nécessité de travailler la fin de semaine ou les soirs car le travail n'est pas optimisé.
Conclusion
Nous avons montré que les impacts de la pénurie de main d'oeuvre en Finance peuvent être mitigés par l'utilisation judicieuse de technologies spécialisées. Voyez comment notre solution Swift Finance permet de surmonter rapidement ce défi.
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