THE CHALLENGES OF FINANCIAL DATA CONSOLIDATION IN AN ACQUISITION CONTEXT
SOMMAIRE
La croissance par acquisition induit des défis considérables pour les groupes de Finance, notamment au niveau de la production d'information consolidée de l'ensemble des entités légales.
Nous explorons les options qui s'offrent aux groupes de Finance afin de résoudre cet enjeu important.
Temps de lecture: 3 minutes 30 secondes
The challenges of consolidating financial information
The growth of many companies often involves a series of acquisitions. These acquisitions will cause significant stress on the entire organization, particularly in terms of aligning operational processes and IT systems. This is even more true for the organization's financial data.
- At the operational level: How to align month-end, year-end, budgetary and forecast cultures and processes?
- At the organizational level: How to reorganize the Finance function within the new consolidated entity?
- At the technological level: How to integrate data, particularly historical data, as well as bridges between operational systems and accounting modules?
Bien que les deux premiers défis soient importants, ce sont également ceux qui sont le plus souvent les mieux planifiés avant l’acquisition et pour lesquels la dépendance envers les TI est moindre.
Nous allons donc nous concentrer sur le troisième volet, celui de la technologie, et en explorer les possibilités qui s’offrent au groupe de Finance après la transaction.
1- L'option force brute
La première option est de faire une migration des données historiques et de tout intégrer dans un seul ERP / système comptable.
Cette option semble à priori la plus sensée car elle promet, en apparence, de régler une bonne partie des problèmes techniques potentiels de la consolidation de l'information vu qu'elle est effectuée directement à la source.
Elle reste cependant très coûteuse et risquée car elle implique des changements organisationnels non négligeables (support TI, changement de processus dans la société acquise), nécessite des investissements massifs et présente des risques importants à court terme lors de sa mise en production pour la continuité de certaines opérations clés de l’organisation.
2- Consolidation en aval dans Microsoft Excel
La deuxième est de laisser les ERP / systèmes comptables en place et de faire le reporting consolidé manuellement dans Microsoft Excel.
Cette option est la plus simple côté technologique mais elle requiert en contrepartie d’augmenter plus que nécessaire le nombre de ressources des groupes de Finance (donc une augmentation des coûts de main d’oeuvre) afin de pallier au manque d’automatisation (notamment avec les nombreuses opérations manuelles qui seront requises pour transformer les données ainsi que la validation additionnelle que cela demandera).
C’est une option très chronophage, nécessitant beaucoup d'opérations manuelles et qui est prône à l'erreur humaine. Elle est également risquée pour la continuité des opérations du groupe de Finance car elle induit à long terme un épuisement des ressources menant à des enjeux au niveau de la rétention d’expertise critique pour le bon fonctionnement de ce processus humain.
3- Consolidation en amont dans un FP&A
La troisième est de ne pas toucher aux ERP / systèmes comptables, et de faire la consolidation de toutes les données financières (incluant les historiques) de manière automatisée dans une solution spécialisée de reporting financier.
Cette option est encore peu connue, mais présente l’avantage d’offrir le meilleur des deux options précédentes. Elle est en effet moins coûteuse et beaucoup plus flexible que la première tout en réglant les problèmes importants liés au manque d’automatisation de la deuxième. Elle peut également s’avérer être une étape transitoire peu risquée en repoussant à plus tard un investissement important comme celui de l’intégration dans un seul ERP/module comptable.
C'est l'approche que nous recommandons, car elle permet de bénéficier des avantages de la consolidation de l'information avant son exploitation, tout en réduisant les risques et les coûts associés à . Au-delà des deux approches traditionnelles énoncées ci-haut, il existe désormais une troisième approche permettant à la fois de réduire les risques immédiats de continuité des opérations tout en bénéficiant de données consolidées fiables et automatisées.
Conclusion
Pour les organisations en phase d’acquisition, il est important de bien évaluer les options qui sont disponibles pour le groupe de Finance afin de s’assurer de la continuité des opérations de fin d’années, fin de mois, budgétaires et prévisionnels dans un contexte post-acquisition. Nous avons montré que les défis de consolider l'information sont importants, mais qu'il y a désormais une nouvelle option qui permet aux groupes de Finance d'intégrer les données financières provenant d'une acquisition.
Simplifiez vous la vie
Et profitez de vos données consolidées dès maintenant.
Faites le bon choix avec la solution EXIA Swift Finance .
M&A: how to help finance departments get accurate and key information?