ENJEUX, CONTRAINTES ET PIÈGES DE L'UTILISATION DE POWER BI DANS UN CONTEXTE DE REPORTING FINANCIER

Microsoft Power BI est un outil puissant qui permet de déployer des visualisations avancées de manière sécurisés dans l'organisation.  C'est déjà un incontournable pour le suivi des processus de ventes, marketing, et production.  Cependant, il est encore beaucoup moins présent dans l'opération des groupes de Finance, notamment au niveau des rapports purement financiers.  Nous explorons pourquoi et expliquons les raisons pour lesquelles il en est ainsi.

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Les enjeux

Microsoft Power BI est un sujet d'actualité chez tous nos clients.  La puissance de l'outil offre aux lignes d'affaires la promesse de pouvoir enfin être autonomes dans la préparation des rapports de l'organisation.  Les groupes de Finance n'échappent pas à cet engouement et beaucoup y voient enfin un moyen de réduire la fameuse dépendance aux "Spreadmart" dans Excel qui causent tant d'enjeux de gouvernance.  Cependant, ce rêve tant recherché est parsemé d'embûches qui laissent un goût amère à ceux qui se sont lancé dans cet aventure sans préparation. 

D'abord, les rapports financiers sont fondamentalement différents des rapports usuels qu'on retrouve en analytique tels que les rapports de ventes.  Un des enjeux principaux est que les rapports financiers nécessitent une plus grande connaissance du langage DAX, dont la maîtrise n'est pas facile surtout pour des personnes non techniques.  Ceci se traduit en une série de défis qui deviennent relativement complexes pour les CPA habitués à la flexibilité / simplicité beaucoup plus grande de Microsoft Excel, comme par exemple ;  

1 - Gestion des calendriers fiscaux

Plusieurs entreprises ont des calendriers fiscaux qui ne sont pas alignés avec les mois calendriers.  Par exemple, une période fiscale de 35 jours qui commence le 25 février et se termine le 3 avril, ou une 13 ième période en fin d'année.  Les fonctions de date de Power BI ne peuvent pas être utilisées pour déterminer les périodes relatives (comme la période précédente, la même période mais pour l'année fiscale précédente), et il faut les programmer en DAX avec des structures de données appropriées.

2 - Mesures hétérogènes croisées en colonne

Une grande majorité des rapports requièrent de croiser des mesures hétérogènes, chacune devant être programmée en langage DAX.  Par exemple les rapports avec Réel, Budget, Variance, Variance en % en colonne sont faciles à produire en Excel mais beaucoup plus complexes en PowerBI.   

3 - Renversement de signe

Certaines valeurs, ainsi que leurs consolidés sont stockées en négatif dans le module de GL, mais doivent être affichées en positif dans certains rapports comme l'état des résultats.  Encore une fois, du DAX est requis, ainsi que des structures de données conçues au préalable pour cela.

4 - Hiérarchies non régulières

L'affichage de hiérarchies de consolidation non régulières,  dont les "branches" peuvent être de niveau différents, et dont les comptes peuvent y être attachés à n'importe quel niveau.  La visualisation matricielle ne permet de bien gérer ce cas, et cela requière encore une fois des structures de données conçues au préalable.

5 - Agrégation avec totaux en bas

La visualisation matricielle ne permet pas d'afficher les totaux des niveaux de consolidation en bas comme c'est le cas dans les rapports financiers des modules de GL des ERP.

6 - Multilingues et alias courts/longs

La gestion efficace de l'aspect multilingue (un seul rapport dont les données, les noms de champs et les textes sont traduites automatiquement selon les préférences de l'utilisateur) demeure encore un enjeu majeur.  Bien que ce n'est pas un défi uniquement pour la Finance, mais ce dernier est rendu encore plus complexe par les besoins de renommer les noms de comptes et totaux.

Solution potentielle

L'introduction de Microsoft Power BI en Finance nécessite des connaissances techniques plus grandes que pour d'autres lignes d'affaires. Afin d'éviter toute perte de temps, cette complexité additionnelle devrait être pris en charge par des spécialistes en Power BI plutôt que des analystes financiers. Une autre solution est d'acheter des rapports ou jeux de données déjà montés, où ces enjeux sont déjà mitigés.

Conclusion

Nous avons montré 6 défis importants pour les groupes de Finance habitué avec Microsoft Excel lors de la migration de leur écosystème de reporting dans Microsoft Power BI.  Nous implantons des solutions analytiques financières depuis plus de 20 ans, et avons une solution spécialisée permettant de répondre à ces enjeux, et beaucoup d'autres, avec moins d'efforts et d'erreurs humaines.

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