COMMENT LA TECHNOLOGIE PEUT AIDER À AMÉLIORER LA PERFORMANCE DU PROCESSUS BUDGÉTAIRE

Planification budgétaire, stratégie top-down, bottom-up ou hybride ?  Décider d’une stratégie pour la réalisation efficace du processus budgétaire est un élément important de toute organisation.  Voyez deux méthodes couramment adoptées et comment choisir la plus adaptée à votre contexte.

Mots: 735 Temps de lecture: 3 minutes 40 secondes

Les enjeux

De nos jours, plusieurs approches différentes sont possibles pour le processus de planification budgétaire. La stratégie top-down, bottom-up ou encore hybride sont les stratégies les plus répondues. Mais alors, quelles sont les avantages et les inconvénients de celles-ci et quelle serait la meilleure stratégie pour votre business?

L'approche traditionnelle bottom-up

L’approche « Bottom-Up », la plus répandue chez nos clients, est d’éclater les postes budgétaires au plus bas niveau de détail désiré afin que les responsables de départements puissent ensuite produire un budget détaillé pour chacun d’entre eux.  Ceci permet de bien gérer les cas d’exceptions qui sont induits par la complexité inhérente des opérations, par exemple par une saisonnalité particulière, ou des contraintes d’interdépendances entre postes.

Cette approche présente le désavantage de ne pas donner immédiatement une vision globale du budget, et elle nécessite une série de va-et-vient entre les activités de saisie détaillée et celles de validation globale permettant de s’assurer que le budget agrégé est conforme aux attentes de la direction.  Plusieurs cycles d’ajustements peuvent alors s’avérer nécessaires et, si le mécanisme de consolidation des budgets détaillés implique des opérations manuelles (le chargement de multiples fichiers Excel dans un ERP par exemple), ceci ralentit considérablement la production du budget final.  L’approche « Bottom-Up » a également tendance à créer un budget global avec des dépenses plus élevées que les autres approches.

L'approche rapide top-down

L’approche « Top-Down » est celle qui met le plus l’emphase sur l’alignement budgétaire avec les priorités stratégiques de l’organisation.  Elle consiste à définir à haut niveau les grandes lignes de l’état futur des revenus et dépenses par ligne d’affaires.  Le processus commence par le comité de direction et percole ensuite dans l’organisation avec des montants prédéfinis qui sont alloués pour les départements et lignes d’affaires.  Ces derniers ont alors la responsabilité de produire un budget détaillé respectant les contraintes imposées par la vision budgétaire corporative.

Le désavantage de cette approche est que certaines subtilités de la réalité opérationnelle, qui ne sont pas apparentes à haut niveau, peuvent ne pas être compatibles avec les contraintes budgétaires imposées. Ceci résulte en une perte d’efficacité considérable lors de la préparation du budget détaillé. En effet, la saisie de certaines valeurs dans un poste budgétaire peut en affecter d’autres et a pour conséquence de forcer plusieurs cycles d’ajustements complexes afin de rendre le budget détaillé conforme aux contraintes imposées et aux attentes de la direction.

L'approche réaliste hybride

Une option plus flexible est celle d’une approche hybride, qui combine les avantages offerts par le « Bottom-Up » et le « Top-Down ».  Il est alors possible d’imposer des contraintes top-down sur certains des postes budgétaires clés, tels la main d’œuvre ou les dépenses de services partagés.  La saisie du budget sur les autres postes budgétaires étant alors établie avec l’approche « Bottom-Up » qui permet une meilleure gestion détaillée des cas d’exceptions.  

Cette approche, a-priori intéressante, présente cependant deux défis importants :

Chacune de ces approches peut être un choix acceptable selon les contraintes opérationnelles en vigueur dans l’organisation, la maturité de l’équipe de Finance et l’automatisation des processus. Cependant, il ne faut pas négliger l’aspect technologique puisque son utilisation judicieuse a pour impacts de minimiser les opérations manuelles et par conséquent les risques d’erreurs. Posséder les bons outils permet en effet des gains de temps, d’efficacité, de flexibilité et de qualité. Est-ce que les vôtres répondent vraiment à vos attentes ?

Conclusion

Nous avons montré les différentes approches possibles pour le processus de planification budgétaire, en donnant un aperçu des avantages et désavantages de chacune d’elles.  Notre solution Swift Finance s'adapte à toutes ces approches et permet de compléter efficacement le processus budgétaire.

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